اگر شما هم در حوزه صادرات یا واردات کالا و تجارت های بین المللی فعالیت می کنید، حتما با اصطلاح کاربردی پروفرما یا پیش فاکتور مواجه شده اید. اکنون شاید بپرسید پروفرما چیست؟ یا اصلا این کلمه چه معنا و کاربردی دارد؟
پروفرما یا پیش فاکتور در واقع نوعی سند می باشد که واردکننده کالا به منظور اقدامات اولیه از مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می کند یک فاکتور یا رسید کلی از کالاهای خریداری شده، تعداد کالاها، نوع و جنس آن ها، قیمت واحد و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا و … تهیه نموده و آن را به وی ارائه دهد.
در واقع پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده تهیه و صادر شده و اطلاعات مختلفی از جمله نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا و … در آن نوشته می شود تا بدین طریق اولین سند از لیست خریدهای خریدار یا واردکننده مشخص شده و به طور واضح و روشنی ثبت گردد.
پروفرما اغلب در حوزه واردات کالا کاربرد داشته و واردکننده کالا از این سند بیشتر به منظور ارزیابی شرایط فروشنده، اخذ مجوزهای لازم در زمینه واردات کالا به کشور و همچنین اقدامات مربوط به تخصیص ارز یا برآورد هزینه های نهایی واردات کالا استفاده می کند. در حالت کلی پیش فاکتور فرم و شرایط واحدی ندارد، یعنی بسته به نوع قرارداد و توافقات دو طرف هر نوع اطلاعاتی می تواند به این سند اضافه یا کم شود؛ اما در حالت کلی این سند حاوی اطلاعات دقیقی از فروشنده، خریدار، کالاهای خریداری شده و نحوه تجارت آن ها می باشد و غالبا در زمینه تجارت های وارداتی کاربرد دارد.
نحوه صدور پیش فاکتور
همانطور که اشاره شد برگه پیش فاکتور یا پروفرما اولین سند معامله های بین المللی است که همچون سایر قراردادهای تجاری با توجه به درخواست ها و نیازهای دو طرف معامله تنظیم و به ثبت می رسد. این سند در مراحل مختلف واردات کالا از جمله ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی و ترخیص کالا از گمرک بسیار کاربرد دارد.
برای صدور این گواهی نیازی نیست اقدامات عجیب یا گسترده ای داشته باشید، بلکه تنها لازم است با ذکر شرایط مورد نظر خود از معامله و انجام مذاکرات و توافقات نهایی از فروشنده کالا بخواهید سندی با اطلاعات دقیق از شرایط طرفین و کالاهای خریداری شده تهیه نماید تا بدین وسیله آغاز تجارت خود و انجام معاملات بین المللیتان را اعلام نمایید.
برای صدور پیش فاکتور نیازی به دریافت مجوز نیست بلکه تنها لازم است اقدامات اولیه ای که فروشنده در خصوص پرداخت های معامله در نظر گرفته را انجام دهید و شرایط مورد نظر خود را در خصوص نحوه انجام معامله قوانین داخلی کشور خود اعلام نمایید تا فروشنده مطابق با قوانین هر دو کشور و شرایط طرفین معامله این سند را تنظیم نموده و به صورت قانونی به ثبت برساند.